12 de agosto 2026
Crear un negocio es relativamente sencillo. Convertirlo en una empresa sostenible es otra historia.
Durante los primeros meses, muchos emprendimientos sobreviven gracias al esfuerzo extraordinario de sus propietarios: jornadas extensas, ventas realizadas personalmente, utilización de ahorros, apoyo familiar, reinversión prácticamente total de los ingresos y una administración que, en muchos casos, permanece concentrada en una sola persona.
El problema aparece cuando aquello que funcionó para comenzar deja de ser suficiente para crecer.
El ciclo de vida de una pyme en Costa Rica es de 3 años, la OCDE estima que aproximadamente 8 de cada 10 pymes fracasan antes de alcanzar sus primeros 5 años de vida operativa y solo el 10% logran llegar o superar los 10 años, esto debido a temas de impuestos.
Desde Expo Pyme CR proponemos analizar esta barrera desde una perspectiva más amplia.
Una empresa no logra superar sus primeros cinco años únicamente porque tenga un buen producto. Necesita construir cinco pilares:
1. Estrategia y liderazgo.
2. Formalidad y cumplimiento.
3. Finanzas y control.
4. Comercialización e innovación.
5. Tecnología e inteligencia artificial.
Cinco dimensiones que podemos resumir de una manera todavía más sencilla
Dirección + formalidad + números + clientes + tecnología.
El desafío consiste en pasar de “tener un emprendimiento” a “construir una empresa”.
Costa Rica emprende mucho, pero todavía enfrenta un enorme reto de formalización
Antes de hablar de crecimiento debemos observar una realidad estructural. Según la Encuesta Nacional de Microempresas de los Hogares
(ENAMEH) 2025, Costa Rica alcanzó aproximadamente 494.564 microempresas de los hogares, un incremento del 13,5% respecto del año anterior.
Sin embargo, los indicadores de formalidad revelan una situación mucho más compleja:
·
81,5% no posee registros contables formales.
·
98,2% no está inscrita en el Registro Nacional con cédula jurídica.
·
99,6% no tiene asignado un salario fijo para la persona propietaria o trabajadora independiente.
·
81,1% presenta simultáneamente esas tres condiciones de informalidad.
Hay que hacer una precisión metodológica importante: las microempresas de los hogares estudiadas por la ENAMEH no representan exactamente el mismo universo que las PYMES formalmente registradas en Costa Rica. La encuesta analiza actividades desarrolladas principalmente por trabajadores independientes y empleadores cuyas características patrimoniales, contables o jurídicas no permiten
considerarlas necesariamente empresas formalmente constituidas.
Precisamente por eso el dato resulta tan relevante. Representa parte del enorme semillero desde donde nacen muchos de los futuros negocios y PYMES del país y evidencia una brecha que debemos atender:
Costa Rica tiene capacidad para emprender. El siguiente desafío es convertir ese emprendimiento en empresa.
1. Estrategia y liderazgo: una empresa necesita saber hacia dónde va
Una de las primeras diferencias entre un emprendimiento y una empresa administrada profesionalmente está en la planificación.
Muchos negocios funcionan respondiendo permanentemente a lo urgente:
hay que vender, pagar proveedores, resolver reclamos, publicar en redes sociales, comprar inventario, cobrar cuentas pendientes, atender clientes y conseguir efectivo para terminar el mes.
El empresario trabaja muchísimo pero trabajar mucho no necesariamente significa avanzar.
Una estrategia empresarial debería comenzar respondiendo cuatro preguntas:
¿Dónde estamos?
La PYME debe conocer su situación actual: ·
ventas,
costos,
rentabilidad,
clientes,
competencia,
capacidad productiva,
flujo de efectivo,
endeudamiento,
fortalezas,
debilidades.
¿Dónde queremos estar?
Una empresa necesita objetivos. No basta decir:
“Quiero vender más”.
Hay que determinar:
¿Cuánto más?
¿10%?
¿20%?
¿50%?
¿En qué producto?
¿En qué segmento?
¿En qué territorio?
¿En cuánto tiempo?
¿Cómo vamos a llegar?
Aquí aparecen las decisiones estratégicas:
nuevos productos, nuevos mercados, alianzas, inversión, contratación, digitalización, nuevos canales comerciales o cambios en precios.
¿Cómo vamos a medirlo?
Aquí entran los indicadores. Una PYME debería construir, como mínimo, un pequeño tablero que mida mensualmente:
Ventas | Margen | Flujo de efectivo | Clientes nuevos | Clientes recurrentes
Porque existe una regla empresarial fundamental:
Lo que no se mide difícilmente puede administrarse; y lo que no se administra difícilmente puede mejorarse.
2. Formalidad y cumplimiento: no se puede construir una gran empresa desde la informalidad
Esta es probablemente una de las conversaciones más importantes que debemos tener sobre el ecosistema emprendedor costarricense.
Existe la percepción de que formalizar una empresa significa simplemente:
“pagar impuestos”.
Es una visión demasiado limitada, formalizar significa construir estructura.
Una empresa formal debe preguntarse, según su naturaleza y actividad, si cuenta adecuadamente con aspectos como:
inscripción tributaria;
facturación electrónica;
obligaciones municipales;
permisos correspondientes;
registros contables;
cumplimiento laboral;
seguridad social;
pólizas obligatorias cuando correspondan;
contratos;
documentación societaria;
cuentas bancarias diferenciadas;
protección de marca;
obligaciones fiscales;
controles internos;
documentación de proveedores y clientes.
Expo Pyme CR ya ha planteado anteriormente la formalización como un proceso gradual que puede incluir, según cada caso, inscripción tributaria, permisos, registro PYME ante el MEIC, protección de marca y eventualmente participación como proveedor del Estado.
Pero hay una dimensión todavía más importante:
separar a la persona de la empresa.
Cuando todo está mezclado:
dinero personal + dinero empresarial + tarjetas personales + caja del negocio + pagos familiares + gastos empresariales,
el propietario pierde capacidad para saber si realmente está ganando dinero.
Este problema aparece reflejado incluso en la metodología de la ENAMEH: una característica de las microempresas de los hogares es precisamente la dificultad para separar los activos, ingresos y flujos de capital del negocio de aquellos pertenecientes a la persona propietaria y su hogar.
Por eso formalizar no debería verse únicamente desde una perspectiva regulatoria.
También debe verse desde una perspectiva administrativa.
Formalizar significa comenzar a tratar el negocio como una empresa independiente de su propietario.
Y esto cambia completamente la capacidad de crecimiento.
La formalidad facilita construir historial, documentar operaciones, presentar información financiera, participar en determinadas oportunidades comerciales y acceder a instrumentos diseñados para empresas formalmente identificadas. El propio registro PYME ante el MEIC está asociado a programas e incentivos dirigidos al sector.
Por eso, desde Expo Pyme CR planteamos una idea clara:
La formalidad no debe ser el último paso del crecimiento. Debe formar parte del proceso de crecimiento.
3. Finanzas y control: vender no significa ganar dinero
Este es uno de los errores empresariales más frecuentes:
Ventas ≠ utilidad.
Pero existe otro todavía más peligroso:
Utilidad ≠ efectivo.
Una empresa puede vender mucho y enfrentar problemas financieros.
¿Por qué?
Porque puede: vender a crédito, mantener inventarios excesivos, financiar clientes durante demasiado tiempo, tener gastos elevados, pagar préstamos, retirar demasiado dinero para gastos personales o simplemente cobrar mucho después de tener que pagar a sus proveedores.
Por eso el empresario debe conocer, por lo menos, seis indicadores:
1. Ventas
¿Cuánto estamos
facturando?
2. Margen
¿Cuánto queda después
del costo directo?
3. Gastos operativos
¿Cuánto cuesta
mantener funcionando la estructura empresarial?
4. Punto de equilibrio
¿Cuánto necesitamos
vender para cubrir nuestros costos?
5. Flujo de efectivo
¿Cuánto dinero realmente entra y sale?
6. Capital de trabajo
¿Tenemos capacidad financiera para mantener la operación cotidiana?
El empresario debería revisar estos números todos los meses, no únicamente cuando aparece una crisis.
Porque una empresa puede tener clientes y aun así fracasar financieramente.
Una PYME no necesariamente quiebra porque deja de vender. También puede quebrar porque se queda sin efectivo.
4. Comercialización e innovación: vender hoy y construir clientes para mañana
Otro error frecuente consiste en creer que comercialización significa únicamente publicidad.
Publicar en Facebook, Instagram o TikTok puede formar parte de la estrategia. Pero comercializar es mucho más. Una PYME necesita responder:
¿Quién es mi cliente?
No “todo el mundo”.
¿Quién realmente tiene el problema que solucionamos?
¿Qué problema resolvemos?
El consumidor no compra solamente productos, compra soluciones, conveniencia, confianza, rapidez, seguridad, experiencia o estatus.
¿Por qué deberían comprarnos a nosotros?
Aquí aparece la propuesta de valor. Si el cliente no encuentra una diferencia clara, probablemente terminará comparando únicamente precios.
¿Cuánto cuesta conseguir un cliente?
Este indicador será cada vez más importante.
Si una empresa invierte ₡100.000 para conseguir diez clientes, su costo de adquisición promedio es ₡10.000.
La siguiente pregunta es:
¿Cuánto margen genera cada cliente?
¿Cuántos clientes regresan?
Aquí aparece uno de los indicadores más ignorados por las pequeñas empresas: la recurrencia.
Conseguir nuevos clientes permanentemente suele requerir más esfuerzo que conservar clientes satisfechos.
Por eso el objetivo empresarial no debería ser simplemente:
“vender hoy”.
Debe ser: vender hoy y construir una razón para que el cliente regrese mañana.
Innovar también forma parte de comercializar
Innovación no significa necesariamente desarrollar una tecnología revolucionaria.
Una pequeña empresa puede innovar cambiando:
presentación;
modelo de entrega;
servicio;
experiencia;
canales;
medios de pago;
empaque;
precios;
procesos;
atención;
modelo de suscripción;
alianzas.
El mercado cambia constantemente, por eso:
Una empresa que vende durante cinco años exactamente de la misma manera corre el riesgo de encontrarse con un consumidor que ya compra de otra forma.
5. Tecnología e inteligencia artificial: productividad para competir
Durante muchos años la tecnología empresarial avanzada estuvo prácticamente reservada para grandes corporaciones.
Eso cambió, hoy una pequeña empresa puede acceder a herramientas para:
administrar clientes;
automatizar cobros;
emitir documentos;
analizar ventas;
gestionar inventarios;
crear contenido;
realizar proyecciones;
automatizar tareas administrativas;
analizar información;
estructurar campañas;
dar seguimiento comercial;
·mejorar servicio al cliente.
Y ahora debemos agregar una nueva variable:
Inteligencia Artificial.
Pero la IA no debería verse simplemente como una herramienta para escribir textos.
Para una PYME representa fundamentalmente una oportunidad de productividad.
Una pequeña empresa puede utilizar IA para apoyar:
Marketing: análisis y generación de contenidos.
Ventas: clasificación y seguimiento de prospectos.
Finanzas: interpretación de información y construcción de escenarios.
Servicio al cliente: organización y respuesta de consultas.
Administración: automatización de actividades repetitivas.
Estrategia: análisis de información para apoyar decisiones.
La ventaja competitiva no necesariamente estará en tener más colaboradores. En determinados procesos estará en conseguir que cada colaborador tenga mayor capacidad productiva.
La inteligencia artificial probablemente no sustituirá a todas las PYMES; pero las PYMES que aprendan a utilizarla podrán construir ventajas importantes frente a aquellas que continúen trabajando únicamente mediante procesos manuales.
La transformación digital de las PYMES requiere desarrollar capacidades organizacionales y aprendizaje, no simplemente comprar tecnología. La literatura reciente sobre transformación digital de pequeñas y medianas empresas apunta precisamente a la necesidad de desarrollar competencias digitales internas.
Las cinco claves están conectadas
El mayor error sería analizar estos cinco pilares de manera independiente.
Una empresa podría tener excelentes ventas, pero ser financieramente desordenada.
Puede tener tecnología, pero no estrategia. ·
Puede tener estrategia, pero permanecer informal.
Puede estar formalizada, pero no conseguir suficientes clientes.
Puede vender mucho, pero desconocer su rentabilidad.
Por eso la sostenibilidad empresarial debe analizarse como un sistema:
Estrategia define hacia dónde vamos.
Formalidad construye las bases sobre las cuales podemos crecer.
Finanzas determinan si ese crecimiento genera valor.
Comercialización e innovación generan mercado y permiten adaptarse.
Tecnología e inteligencia artificial aumentan productividad y capacidad competitiva.
El verdadero cambio: dejar de pensar únicamente como emprendedor. Emprender requiere valentía.
Administrar una empresa requiere además disciplina.
En los primeros meses, prácticamente todo depende del fundador, pero si cinco años después absolutamente todo continúa dependiendo de esa misma persona, probablemente todavía existe una debilidad estructural.
La evolución debería ser:
Emprendedor → propietario → administrador → líder empresarial.
Esto implica pasar
de:
improvisación → planificación
informalidad → formalidad
caja → estados financieros
ventas ocasionales → sistema comercial
trabajo manual → procesos y tecnología
decisiones intuitivas
→ decisiones apoyadas en datos
Este cambio es probablemente uno de los factores más importantes para construir empresas sostenibles.
Una reflexión desde Expo Pyme CR
En Expo Pyme CR creemos que Costa Rica no necesita únicamente generar más emprendimientos.
Necesita ayudar a que los emprendimientos existentes se conviertan en empresas sostenibles.
Los datos de la ENAMEH 2025 muestran que el país posee una enorme base de microactividad económica, pero también una fuerte presencia de características asociadas a informalidad.
Eso representa simultáneamente un desafío y una oportunidad. El objetivo no debería ser castigar a quien comienza pequeño.
El objetivo debería ser construir una transición progresiva que permita que ese negocio: se ordene, se formalice, controle sus números, venda más, incorpore tecnología y genere empleo de mayor calidad.
Formalizar no significa burocratizar. Formalizar significa construir bases.
Y por eso la idea central de este análisis puede resumirse en una sola frase:
“La informalidad
puede permitir comenzar; la formalidad permite construir una empresa para muchos años.”
¿Está su PYME preparada para superar los primeros cinco años?
Un empresario debería poder responder con claridad estas preguntas:
1. ¿Tengo un plan y objetivos medibles para los próximos 12 meses?
2. ¿Mi empresa está formalizada y cumple correctamente sus obligaciones?
3. ¿Conozco mi flujo de efectivo, margen y punto de equilibrio?
4. ¿Tengo un sistema para conseguir y retener clientes?
5. ¿Estoy utilizando tecnología e inteligencia artificial para mejorar productividad?
Cada respuesta negativa representa una oportunidad de mejora y esa es precisamente la filosofía que defendemos desde Expo Pyme CR:
Emprender es iniciar. Liderar una PYME es lograr que permanezca, crezca y se transforme en empresa.
Porque superar los primeros cinco años no debería ser solamente una meta de supervivencia.
Debería ser la etapa en la que dejamos de tener un emprendimiento y comenzamos a construir una verdadera empresa.
EXPO PYME CR
Impulsando empresas más formales, competitivas, innovadoras y sostenibles.
Fuente:
Observatorio Pymes y Emprendimientos. INEC, OCDE.
Elaboración propia