Cobrar más rápido es crecer. Este es el sistema que aplicamos.
Reducir el DSO (Days Sales Outstanding / Días de Cobro) transforma el flujo de caja, baja el costo financiero y libera capital para crecer sin endeudarse. En este caso práctico, una PyME que vendía a crédito logró pasar de 45 días de DSO a 18 días en 90 días, manteniendo la satisfacción de sus clientes y sin descuentos agresivos que erosionaran el margen.
1) Por qué importa el DSO (en 60 segundos)
Liquidez inmediata: Menos días para cobrar = más caja para inventario, marketing, nómina y expansión.
Menor costo financiero: Menos dependencia de líneas de crédito y factoraje.
Resiliencia: Menor exposición a morosidad y shocks de mercado.
Disciplina comercial: Ordena procesos de venta, facturación, entrega y servicio.
Fórmula:
DSO = (Cuentas por Cobrar / Ventas a crédito del período) × Días del período
Ejemplo base (mes de 30 días): si vendes ₡100M/mes y tu DSO es 45:
AR ≈ 100M × (45/30) = ₡150M.
Al bajar a 18 días: AR ≈ 100M × (18/30) = ₡60M.
Caja liberada: ≈ ₡90M.
2) El sistema aplicado (8 pasos prácticos)
Diagnóstico express (Semana 1):
Envejecimiento de cartera (0-30, 31-60, 61-90, +90).
Ciclo “Pedido→Entrega→Factura→Cobro”: cuellos de botella y reprocesos.
KPIs base: DSO, % facturas con errores, CEI (Collector Effectiveness Index), prom. días disputa.
Política de crédito segmentada (Semana 1-2):
Scoring ABC por riesgo: A (términos 15-30 días), B (15 días), C (prepago/contraentrega).
Límites de crédito y documentación mínima por segmento.
Revisión trimestral de condiciones.
Facturación impecable y a tiempo (Semana 2):
Factura electrónica el mismo día de entrega/servicio.
Checklists: orden de compra, albarán/hoja de servicio, datos fiscales, contactos de pago.
Tasa objetivo: >98% facturas sin corrección.
Cadencia de recordatorios multicanal (Semana 2-3):
Estandarizamos toques por email/WhatsApp/llamada:
T-3 (3 días antes de vencer): recordatorio cordial + copia factura + enlace de pago.
T+1: aviso breve “vencido / ayuda para pagar hoy”.
T+7: llamada + propuesta de pago parcial.
T+15: escalamiento con ejecutivo comercial y plan de pago escrito.
T+21: ultimátum amable + pausa de nuevos pedidos a crédito.
Pagos sin fricción (Semana 2-4):
Links/QR de pago, transferencias, tarjetas, SINPE Móvil, débitos programados.
Confirmación automática y conciliación diaria.
Gestión de disputas “D0-D3” (Siempre):
Resolver cualquier discrepancia en ≤72 horas (precio, entrega, calidad).
Bitácora de causa raíz: lo que más genera disputas, se corrige en proceso.
Incentivos alineados (Mensual):
Variable comercial con componente de cobro (no solo ventas).
Bonos de cobranza por % de cartera <30 días y DSO objetivo.
Gobernanza y visibilidad (Semanal):
Comité de cartera: ventas + finanzas + operaciones (30 min).
Tablero: DSO, CEI, aging, % facturas con error, disputas abiertas, promesa de pago vs. cumplimiento.
Resultado del caso (90 días):
DSO 45 → 18 días
AR 150M → 60M (con ventas estables)
>₡90M de caja liberada para crecer
3) Las 5 estrategias clave de gestión de cobro
Estrategia 1 — Crédito basado en datos (no en intuición)
Scoring ABC, límites por cliente, términos según riesgo.
Revisión periódica y “stop credit” temporal si incumple promesas de pago.
Estrategia 2 — Facturación perfecta y temprana
Facturar el mismo día que se entrega.
Plantillas y checklist para cero errores (evita “no pago porque…”).
Estrategia 3 — Cadencia de contacto antes y después del vencimiento
Pre-aviso T-3, toque T+1, y escalamiento T+7/15/21.
Mensajes cortos, claros, con opción de pagar en 1 click.
Estrategia 4 — Fricción cero al pagar
Links/QR, múltiples medios, pagos parciales y débitos programados.
Confirmaciones automáticas y conciliación diaria para dar confianza.
Estrategia 5 — Resolver disputas y atacar la causa raíz
SLA ≤72h para reclamos.
Métrica: “días de resolución” y % reincidencia por causa → planes correctivos.
4) Plantillas rápidas (lista para copiar/pegar)
Pre-vencimiento (T-3) – Email/WhatsApp
Asunto: Recordatorio cordial – factura [N°] vence el [fecha]
Hola, [Nombre]. Te comparto la factura [N°] por [monto]. Vence el [fecha].
Aquí puedes pagar en 1 clic: [link/QR]. ¿Necesitás factura o soporte adicional? ¡Gracias!
Vencido (T+1)
Hola, [Nombre]. Ayer venció la factura [N°] por [monto]. Podés pagar aquí: [link].
Si preferís pago parcial o necesitás plan, decime y lo armamos hoy.
Promesa de pago (confirmación)
Gracias por la promesa de pago del [monto] para el [fecha]. Te envío el link directo: [link].
Una vez aplicado, te comparto el comprobante. ¡A la orden!
Plan de pago (acuerdo escrito)
Cliente: [Nombre] | Deuda: [monto] | Plan: [x cuotas / fechas] | Medio: [link/transferencia]
Cláusula: En caso de atraso >[x] días, el saldo se exigirá de inmediato.
Confirmá con “De acuerdo” y procedemos.
5) KPIs esenciales para tu tablero
DSO (meta por industria/segmento).
CEI: efectividad de cobranza mensual.
Aging: % cartera en 0-30, 31-60, 61-90, +90.
% facturas sin error (objetivo ≥98%).
Tiempo de resolución de disputas (≤72h).
% promesas de pago cumplidas.
6) Ruta de implementación (90 días)
D0-D7: Diagnóstico, políticas ABC, checklists de facturación, plantillas de mensajes.
D8-D21: Integrar links/QR, calendario de recordatorios, tablero de KPIs.
D22-D45: Ajustes por segmento, planes de pago, incentivos comerciales.
D46-D90: Optimización de causas raíz, renegociación de términos, formalizar comité de cartera.
7) Riesgos comunes (y cómo los mitigamos)
Descuentos excesivos por pronto pago: Definir tope y ROI.
Clientes sensibles a la presión: Mensajería empática + opciones (parciales/plan).
Errores operativos: Auditoría semanal de facturas y entregas.
Dependencia de un solo medio de pago: Ofrecer 3+ alternativas siempre.
Cierre: Cobrar más rápido es crecer
Pasar de 45 a 18 días no fue magia: fue proceso + disciplina + experiencia del cliente. Si
ordenás tu crédito, facturación, contacto y cobro, la caja aparece. Con esa liquidez podés acelerar inventario, marketing y expansión — sin pedir prestado.
Si requieres de ayuda con esta gestión, estamos para servirle.